Встречают по одежке...

С. Трофимов

Hard'n'Soft №4 апрель 2002 с.81

      Когда вы пишете деловое электронное письмо, помните, что и здесь работает правило, вынесенное в заголовок этой врезки, поэтому важно впечатление, которое произведет ваше послание на получателя уже в первые секунды чтения. Hard'n'Soft уже неоднократно писал о правилах сетевого этикета (см., например, "Лингвистика online", Hard'n'Soft 2001, №5, с.96-100 и "Узники лабиринта отражений", Hard'n'Soft 2001, № 3, с.98-101). Позволю напомнить некоторые из них.

• Всегда указывайте тему (subject), причем она должна отражать действительное его содержание. Помните, что получатель, возможно, читает несколько десятков или даже сотен посланий в день, и нужно делать все, для того, чтобы ваше письмо не затерялось среди тонн сетевого мусора.
• Не пишите деловые письма с включенным режимом CapsLock, ведь фразы написанные большими буквами выглядят так, будто вы ГРОМКО КРИЧИТЕ.
• Проверьте отправляемое письмо на наличие орфографических ошибок. Ничто так не портит первое впечатление, как бросающиеся в глаза ошибки.
• Не прикрепляйте файлы (особенно большие) к своим сообщениям, если вы пишете адресату впервые. Не зная, на какой скорости "на той стороне" работает модем и каково   ограничение на максимальный размер входящего сообщения, вы можете заставить адресата просто удалить свое письмо, не скачивая его с сервера. Прикрепляйте файлы только тогда, когда об этом есть явная договоренность с адресатом. При этом следует учитывать, обычно само письмо с прикрепленным файлом получается на треть больше, чем отдельно взятый файл, поэтому, возможно, имеет смысл  разбить послание на несколько отдельных писем.
• Не забудьте установить в своей почтовой программе правильный обратный адрес. В противном случае вы рискуете не получить ответа. Многие пользователи отвечают на письма при помощи кнопки “ответить отправителю”, что достаточно удобно.
• Представьте, что вы разговариваете по телефону и исходя из этого стройте свое письмо, особенно если оно адресовано незнакомому или малохнакомому человеку. В последнем случае обязательны. «Здравствуйте», «До свидания», обращение на «Вы», а уж «С уважением» точно смягчит сердце получателя.
• Помните, что своим письмом вы вторгаетесь в чужой мир со своими традициями и представлением об общении. Если вы нарушите одно из неписанных правил, то можете получить резкий ответ или будете проигнорированы.
• Если написали вам, отвечайте, причем независимо от того, положительным или отрицательным будет ответ на вопрос (к спаму это не относится). В некоторых фирмах заведено правило: ответ на письмо должен быть дан в течение 24-х часов.
• Не пишите ничего такого, чего сами не хотели бы услышать; помните: вы пишете человеку, а не компьютеру. Не отвечайте грубостью на грубость.
• Перед тем как нажать кнопку «отправить», отодвиньте клавиатуру и десять минут займитесь чем-нибудь другим. Если в течение этого времени вы ничего нового не вспомнили и не передумали отправлять письмо, то посылайте. Если сомневаетесь, то сохраните письмо в папке «Черновики», чтобы оно не ушло случайно при следующем приеме почты, и вернитесь к нему позже.